E-Mail-Management – die E-Mail-Flut beherrschen, allein und im Team

Das Seminar zeigt, wie man den Posteingang dauerhaft im Griff behält, E-Mails effizient bearbeitet und klar formuliert, allein, mit gemeinsamen Regeln im Team und mit Unterstützung durch KI. Danach arbeiten die Teilnehmenden mit einer passenden Ordnerstruktur, setzen Prioritäten, nutzen Outlook-Funktionen und KI-Assistenten gezielt und haben den Grundstein für eine eigene E-Mail-Policy gelegt.

• Zielgruppe: Mitarbeitende, Führungskräfte und Assistenzen mit vielen E-Mails
• Format: Präsenzseminar mit Übungen am eigenen Rechner oder kompaktes Online-Seminar
• Dauer: 1 Tag, als Online-Kompaktformat 3,5 Stunden
• Trainerin: Ingrid Kohn
• Hinweis: Als Variante für Assistenz und Sekretariat buchbar.

Inhalte

Posteingang im Griff

• Den Posteingang aufgeräumt halten
• Vom Reagieren ins Agieren kommen
• E-Mails nach einem festen System bearbeiten
• Eine eigene Ordnerstruktur anlegen
• Entscheiden, was gelöscht, aufbewahrt oder ausgedruckt wird

Gut schreiben

• Kurz, konkret und klar formulieren
• E-Mails nach DIN 5008 gestalten und korrekt signieren

Aufgaben und Prioritäten

• Aufgaben und Termine unterscheiden
• Prioritäten mit Kategorien und Wiedervorlage steuern

E-Mail im Team

• Gemeinsame Regeln vereinbaren und eine E-Mail-Policy entwickeln

KI sinnvoll nutzen

• E-Mails mit KI zusammenfassen und Antwortentwürfe erstellen
• KI-Entwürfe prüfen und im eigenen Ton überarbeiten
• Klären, welche Inhalte nicht in KI-Tools gehören

Outlook und Recht

• Outlook-Funktionen wie Schnellbausteine, QuickSteps und Regeln nutzen
• Rechtliche Grundlagen und den Umgang mit Anhängen kennen