Protokollführung

In Meetings und Teamsitzungen schnell und sicher protokollieren

Meetings, Konferenzen, Sitzungen und Telefonate verschlingen viele Stunden unserer Arbeitszeit. Wenn sie ohne Ergebnis bleiben, ist die dafür investierte Zeit und Energie verschwendet. Das Protokoll dokumentiert Besprechungsinhalte, es dient als Nachweis und Erfolgskontrolle und sichert den Informationsfluss in Unternehmen.

Und nicht zu unterschätzen: Ein professionelles Protokoll sagt eine Menge über das Team, die Abteilung, den Besprechungsleiter und den Verfasser aus. Es ist neben der Geschäftskorrespondenz eine der wichtigsten Visitenkarten eines Unternehmens.

Inhalt

Vor der Sitzung

• Klärung wichtiger Fragen:
• Wo findet die Besprechung statt?
• Welche Technik ist vorhanden?
• Was wird besprochen?
• Wer wird teilnehmen?
• Was soll in der Besprechung erreicht werden?
• Wozu dient das Protokoll?
• Welche Protokollart ist die richtige?
• Verlaufs-, Kurz-, Ergebnisprotokoll
• Besprechungsleiter und Protokollant – ein tolles Team

Während der Sitzung

• Es geht auch ohne Stenografie!
• Neue Aufnahmetechniken, alternative Methoden der Protokollerstellung,
• Mindmapping und Excel für Simultan-/Kurz-/Ergebnisprotokolle
• Einfluss des Protokollführers auf den Besprechungsverlauf
• Kerninformationen
• Was ist wichtig? Was ist hilfreich? Was ist überflüssig?
• Der Protokollant als Informationsmanager und Ergebnisverfolger

Nach der Sitzung

• In die richtige Form gebracht: Formulare für Einladung, Agenda, Protokoll und Ergebniskontrolle
• Der Protokollrahmen – Welche Vorschriften gibt es?
• Ausarbeitung des Protokolls
• Sprache - Formulierungshilfen
• Aktionsplan, Terminverfolgung, Ergebniskontrolle
• Welche Kompetenzen hat der Protokollant?